Membentuk Tim yang Efektif

Di jaman sekarang ini, siapa yang tidak pernah mendengar kata tim, atau bergabung di dalam sebuah kelompok yang dinamakan ‘tim’? Tetapi apakah ‘tim’ itu, dan apa yang menjadikan sebuah tim efektif? Jawaban atas pertanyaan tersebut benar-benar didambakan setiap organisasi karena semakin banyaknya organisasi yang kinerjanya tergantung pada kinerja tim-tim di dalamnya. Tim-tim dianggap mampu menyelesaikan banyak masalah organisasi yang membutuhkan kerja sama lintas fungsional.

Topik mengenai tim, karena itu, sangat sering dibahas dalam literatur-literatur manajemen dan bisnis. Salah satu karya klasik yang mengangkat tema ini adalah tulisan Jon R. Katzenbach dan Douglas K. Smith yang dituangkan dalam buku berjudul The Wisdom of Teams. Buku yang diterbitkan pertama kali pada tahun 1993 tersebut sudah dicetak ulang beberapa kali dan dianggap sebagai salah satu karya terbaik mengenai tim.

Salah satu kesimpulan yang membuka mata dari kedua penulis ini adalah: tidak selamanya sekelompok orang yang bekerja bersama bisa disebut sebagai tim. Bila kita mengumpulkan 5 orang dan meminta mereka menyelesaikan sebuah proyek, mereka belum tentu menjadi sebuah tim. Tim, menurut mereka, harus memenuhi persyaratan-persyaratan tertentu. Persyaratan-persyaratan tersebut bisa dilihat pada definisi tim menurut Katzenbach dan Smith:

—————

A team is a small number of people with complementary skills who are committed to a common purpose, performance goals, and approach for which they hold themselves mutually accountable.

—————

(Sebuah tim adalah sekelompok orang-orang dalam jumlah kecil dengan ketrampilan yang berbeda yang berkomitmen terhadap tujuan, ukuran kinerja, dan pendekatan yang sama; yang tanggung jawabnya diambil bersama.)

—————

Definisi tersebut bukan sekedar definisi, tetapi juga merupakan persyaratan yang harus dipenuhi agar sebuah tim menjadi efektif.

Dari definisi di atas, kita bisa melihat bagaimana sekelompok orang menjadi sebuah tim. Pertama, jumlah kelompok tersebut harus kecil. Mengapa? Sebuah tim membutuhkan komunikasi yang intensif, dan harus mampu menentukan tujuan dan mengambil tanggung jawab bersama. Hal itu lebih mudah terealisasi dalam kelompok yang kecil. Secara teoritis, kelompok yang terdiri dari 50-100 orang tetapi bisa dianggap sebagai sebuah tim, namun dalam prakteknya, kelompok besar tersebut umumnya harus dipecah menjadi tim-tim yang lebih kecil agar bisa menjadi tim efektif. Jumlah efektif berkisar dari 5-9 orang, tetapi boleh lebih dari itu asalkan masih bisa tetap memenuhi persyaratan lainnya.

Persyaratan berikutnya adalah setiap anggota tim hendaknya memiliki ketrampilan yang berbeda yang bisa menjadi pelengkap buat anggota-anggota tim lainnya. Ketrampilan tersebut bisa dalam wujud ketrampilan teknis, fungsional, pembuatan keputusan, atau hubungan interpersonal. Syarat ini sangat diperlukan karena tim umumnya dibentuk untuk menyelesaikan masalah yang cukup kompleks. Tanpa adanya ketrampilan yang berbeda-beda tersebut, sebuah tim sulit menjalankan fungsinya. Namun ketrampilan di sini juga bisa dalam bentuk potensi. Sebuah tim tidak perlu mendapatkan semua ahli di bidangnya. Asalkan ada beberapa anggota tim yang berpotensi dan berminat mempelajari ketrampilan-ketrampilan yang dibutuhkan, hal itu sudah mencukupi.

Kemudian, sebuah tim harus membangun komitmen terhadap tujuan dan ukuran kinerja bersama. Tanpa adanya tujuan bersama tersebut, para anggota tim akan menjadi bingung, apatis, dan kembali memprioritaskan tujuan individu mereka. Tujuan tersebut bisa diturunkan dari atas, tetapi lebih baik bila dihasilkan bersama-sama oleh semua anggota tim melalui proses diskusi yang sehat (’sehat’ di sini bukan berarti damai. Perdebatan keras bisa terjadi, namun semua suara wajib dikeluarkan dan didengarkan, dan semua orang sepakat untuk menghormati hasil akhir).

Selain komitmen terhadap tujuan bersama, tim juga harus berkomitmen terhadap pendekatan yang disepakati bersama. Semua anggota tim harus setuju bagaimana cara mereka membagi tugas dan waktu, bagaimana jadwalnya, bagaimana dengan kepemimpinan tim (ditunjuk, digilir, atau lainnya) dan hal-hal lain yang bersifat administratif dan ekonomis.

Lalu yang terakhir, semua anggota tim memiliki tanggung jawab bersama atas pencapaian kinerja tim. Persyaratan inilah yang sering tidak bisa dipenuhi oleh sebuah kelompok kerja. Kelompok kerja tidak memiliki tanggung jawab bersama. Wujud tanggung jawab terbesar bisa terjadi bila semua anggota tim secara tulus berjanji pada diri sendiri dan anggota-anggota lainnya untuk menjadikan pencapaian kinerja tim sebagai tujuan individunya. Tim yang berhasil mendapatkan komitmen demikian kemungkinan besar akan menjadi tim yang efektif.

Kemudian ada sebuah catatan tambahan dari mereka. Tidak semua kelompok harus menjadi tim. Bila para anggota kelompok tidak mampu memenuhi persyaratan-persyaratan di atas, atau penyelesaian dari masalah tidak membutuhkan sebuah tim, pembentukan kelompok kerja biasanya sudah mencukupi. Tim yang efektif juga tidak mudah untuk dibentuk. Tetapi bila terbentuk, pencapaian tim tersebut akan jauh melebihi pencapaian total masing-masing individunya.

Setelah membaca persyaratan sebuah tim yang efektif di atas, bagaimana dengan tim Anda? Sudahkah tim Anda memenuhi semua persyaratan di atas?

One thought on “Membentuk Tim yang Efektif

  1. Artikel yang menarik.
    Team yang handal sangat dipengaruhi juga oleh seorang pemimpin yang handal. Pemimpin team yang akan mngarahkan, mengajarkan dan mensupport teamnya.

    Salam

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s