Algoritma Pembentukan Kepanitiaan (Part 1)

Sudah sewajarnya ketika organisasi kemahasiswaan mengadakan event-event besar untuk menunjukan keeksistensiannya serta menggapai tujuan dari organisasi tersebut. Begitu pula dengan Lembaga Dakwah Kampus, mengadakan sebuah event merupakan salah satu sarana syiar yang cukup efektif untuk menarik simpati objek dakwah kampus terhadap nilai dakwah yang dikemas baik didalam event itu.

Pernahkah Anda membayangkan sebuah event kampus yang megah, besar, menarik serta banyak partisipannya? Bagaimana caranya? Tentu saja sebuah acara yang spektakuler dan professional sudah sepantasnya disokong oleh kepanitiaan yang baik dan professional pula. Dan kepanitiaan yang professional terjadi karena sebuah proses semenjak kepanitiaan itu pertama kali dibentuk. Maka penting sekali bagaimana memahami bagaimana cara memulai kepanitiaan, mulai dari nol.

*

1. Tujuan Event

Tujuan merupakan parameter dasar apakah event kepanitiaan nanti berhasil apa tidak. Dari tujuan inilah event akan ditentukan bentuknya, apakah berupa seminar, bazaar, pameran atau yang lain-lainnya. Tujuan event juga harus merupakan turunan dari visi organisasi tersebut. Selama proses berjalannya kepanitiaan, tujuan ini harus benar-benar dijiwai oleh semua elemen kepanitiaan agar semua elemen itu memahami apa yang sebenarnya mereka lakukan, tidak hanya sekedar faham terhadap hal yang bersifat teknis namun juga hal yang bersifat mendasar.

*

2. Metode Event

Ketika tujuan event telah dibuat, maka kini telah tiba saatnya menentukan bagaimana metode event tersebut. Layaknya sebuah ilmu marketing, metode event juga tidak hanya mempertimbangkan faktor internal tetapi juga harus mempertimbangkan faktor eksternal pula.

Faktor internal yang harus dipertimbangkan adalah :

Analisis SWOT organisasi dan calon panitia

Analisis ini dilakukan untuk mengukur seberapa besar kekuatan organisasi untuk me-running acara itu nantinya. Analisis harus dilakukan secara terbuka, realistis dan logis karena hasil yang didapatkan akan mempengaruhi proses kepanitiaan yang terbentuk.

Pelibatan seluruh elemen organisasi yang ada dikampus itu

Semua elemen organisasi itu harus tahu tentang event yang akan dilaksanakan. Dengan adanya pelibatan seluruh elemen organisasi maka sumber daya manusia yang dapat digunakan akan lebih besar dan lebih maksimal.

Data – data event lainnya yang akan dilaksanakan organisasi itu

Data event lainnya perlu pula untuk dikumpulkan agar dapat jarak waktu pelaksanaan event dapat diperkirakan dengan baik dan tidak terjadi penumpukan event diwaktu yang sama.

**

Sedangkan faktor eksternal yang harus dipertimbangkan adalah :

Survey keinginan calon partisipan

Survey pasar merupakan hal yang penting untuk dilakukan. Pengadaan event yang tidak berbasis dengan kebutuhan objek kegiatan hanya akan membuang tenaga dan uang karena partisipasi objek yang tidak banyak.

Birokrasi kampus

Biasanya permasalahan birokrasi kampus ini adalah hal yang sering disepelekan. Seringkali saya temukan beberapa kepanitiaan yang mengganti waktu dan tempat pelaksanaan karena tidak memperkirakan dengan baik berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk meminta izin pelaksanaan kegiatan atau terlambat mengkonfirmasi tempat kegiatan. Efek domino pun akan terjadi, mulai dari pembicara hingga penyediaan logistik kena dampaknya.

Calon-calon sektor pendukung

Kegiatan kemahasiswaan tidak dapat dilepaskan dari yang namanya sektor pendukung terutama pihak sponsor dan alumni. Disinilah kreativitas seorang mahasiswa itu di uji, bagaimana cara menggaet sebanyak-banyaknya sponsor dan menarik simpati para alumni untuk dapat berpartisipasi pula didalam kegiatan event itu.

Tidak semua perusahaan mau menjadi sponsor karena event yang Anda laksanakan tidak berkaitan dengan core-bussines mereka. Tidak semua alumni juga mau terlibat, ketika mereka tidak melihat dengan jelas maksud dan tujuan kegiatan itu.

Kedua faktor ini harus dapat kita sinergisasikan sehingga event yang akan kita laksanakan bisa optimal menjangkau objek, namun tetap efektif dan efisien. Ketika tujuan dan metode telah selesai dibuat dan dianalisis maka event telah siap untuk dieksekusi oleh panitia yang akan dibentuk.

*

3. Pemilihan Ketua Panitia

Inilah proses awal dari eksekusi kepanitiaan : memilih ketua panitia. Banyak metode yang dapat dilakukan untuk memilih ketua panitia ini. Dan menurut saya inilah cara terbaik memilih seorang ketua panitia :

  1. Merekomendasikan beberapa orang untuk menjadi calon ketua panitia dengan melihat keaktifannya di organisasi dan track recordnya.
  2. Mengeksplorasi cara berpikir setiap calon ketua panitia yang dapat dilakukan adalah dengan wawancara, pembuatan esay tentang kepanitiaan event yang bersangkutan, dan motivasinya ketika nanti menjadi seorang ketua
  3. Meminta pandangan dari kerabat terdekat setiap calon ketua panitia
  4. Mempublikasikannya ke kampus (jika perlu)
  5. Musyawarah penentuan ketua panitia
  6. Memilih dan melantik ketua panitia

Keberadaan ketua panitia akan menentukan keberhasilan event yang akan dilaksanakan disamping para anggota-anggotanya. Ketua panitia lah yang mengatur dan mengarahkan jalannya kepanitiaan untuk dapat mencapai tujuan event yang telah dirumuskan sebelumnya. Seorang ketua panitia harus memiliki mental yang kuat dan punya kekuatan empati yang besar kepada para anggotanya.

3 thoughts on “Algoritma Pembentukan Kepanitiaan (Part 1)

      1. part 2 nya ada dibuku saya “Membumikan Dakwah Kampus”. Hehe.
        Sudah beli belum? Nanti saya share di blog saya ya..

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s